Conformément au RGPD, nous indiquons les finalités et bases juridiques de chaque traitement, ainsi que les catégories de données concernées.

4.1       Fondements et intérêts légitimes 

XELIA traite les données personnelles sur base des fondements juridiques suivants :

• Consentement
• Exécution d’un contrat conclu avec vous ou de mesures précontractuelles
• Obligation légale
• Exécution d’une mission d’intérêt public 
• Intérêt légitime de XELIA ou d’un tiers

XELIA traite des données personnelles dans un intérêt légitime lorsque XELIA utilise vos données pour fournir des services et du contenu, des produits et des services connexes, pour communiquer avec vous et à des fins publicitaires ou marketing en lien avec des produits ou services que vous avez achetés par le passé. Nos intérêts légitimes incluent, par exemple : marketing et publicité en lien avec des produits ou services que vous avez achetés par le passé, communication, gestion et sécurité informatique, recherche et analyse de nos propres produits ou services, gestion d’entreprise, affaires juridiques, gestion interne et partage avec nos affiliés.

4.2       Finalités du traitement des données personnelles

XELIA traite les données personnelles pour les finalités (buts, objectifs) mentionnées ci-après :

• maintenir les relations avec la clientèle (y compris le maintien d’une relation directe entre XELIA, les membres du réseau agréé, les partenaires de service et les prestataires de services financiers connexes, y compris pour l’exécution d’un contrat et la poursuite d’intérêts légitimes) ;
• traiter et administrer les commandes (y compris la facturation) pour répondre à votre demande et / ou préparer ou exécuter un contrat ;
• fournir le service à la clientèle, remplir les obligations de garantie et celles des membres du réseau agréé ou des partenaires de service, traiter les plaintes et les demandes, répondre à vos demandes et exécuter les contrats, ou pour des intérêts légitimes ;
• contacter de manière proactive les clients en cas de défauts ou de dysfonctionnements du matériel ou pour planifier des rendez-vous de service, exécuter un contrat ou pour des intérêts légitimes ;
• effectuer ou coordonner d’éventuelles actions de rappel, en raison d’intérêts légitimes ou d’obligations légales ;
• effectuer des études de marché pour améliorer nos opérations, nos marques, nos services et nos produits, et identifier les souhaits des clients, en raison d’intérêts légitimes ;
• l’envoi de messages informatifs et commerciaux par courrier électronique, courrier postal ou autres canaux de communication. Pour le marketing direct, vous avez toujours la possibilité de vous désinscrire en vous opposant au traitement, ou en retirant votre consentement si vous l’avez donné ;
• publicité et marketing, y compris des publicités ciblées (« annonces ciblées par centres d’intérêt », par exemple via Facebook et Google) pour connecter des appareils et analyser l’impact des activités publicitaires et marketing en raison de nos intérêts légitimes ;
• respecter les obligations légales, régler les différends et faire respecter nos droits ;
• améliorer la qualité des données au moyen de l’adresse et du contrôle du code postal, en raison de nos intérêts légitimes ;
• lier et analyser les cookies de nos sites internet aux données clients que nous connaissons. Nous faisons cela pour adapter le contenu de notre communication autant que possible à vos préférences personnelles, pour la poursuite de nos intérêts légitimes.

4.3       Les tiers impliqués dans le traitement de données

Dans certains cas, XELIA partage des données personnelles avec des tiers, qui sont des « responsables du traitement » indépendants. XELIA peut partager des données avec :

• les partenaires de service du réseau de distribution de XELIA, pour l’exécution d’un contrat ou pour la poursuite d’intérêts légitimes ;
• les tiers auxquels XELIA est légalement obligé ou autorisé à fournir des données ;
• les tiers, si XELIA soupçonne une violation des droits des tiers, des infractions pénales ou des abus, s’ils y ont un intérêt légitime ou si ce sont des autorités publiques. Il peut également s’agir d’autorités telles que la police, le ministère public ;
• les parties qui assistent XELIA dans ses services et ne sont pas des sous-traitants de données personnelles et ce pour la poursuite de ses intérêts légitimes ;
• les parties qui assistent XELIA dans le développement d’activités de marketing (direct) dans le cadre de la poursuite de ses intérêts légitimes.

La communication de données personnelles aux tiers visés ci-dessus n’aura lieu que si cela est autorisé sur la base des lois et règlements applicables. 

XELIA utilise également des services tiers qui agissent en tant que « sous-traitants» (par exemple, les fournisseurs de services d’hébergement, certains fournisseurs de logiciels, les fournisseurs de services de mobilité ou des parties qui organisent ou exécutent des actions ou des enquêtes pour XELIA). Avec ces prestataires, XELIA est obligé de conclure un contrat de sous-traitance qui stipule qu’ils ne traitent que des données personnelles conformément aux instructions et sous le contrôle de XELIA.

Actuellement, XELIA ne stocke pas de données personnelles en dehors de l’Union européenne. Si des données à caractère personnel devaient être délibérément communiquées hors de l’Union européenne, XELIA prendrait des garanties supplémentaires comme, par exemple, la conclusion d’un contrat type de l’Union européenne. 

Nos sites internet peuvent contenir des références et / ou des hyperliens vers un ou plusieurs sites internet de tiers. XELIA n’est pas responsable de la manière dont ces tiers traitent les données personnelles. XELIA vous recommande de lire la déclaration de confidentialité de ces sites internet pour savoir et contrôler comment ils traitent vos données personnelles. 

Dans le cadre de nos activités (hébergement, back up, site internet), XELIA traite les données personnelles que vous fournissez à XELIA en tant que sous-traitant au regard de l’article 8 de la règlementation RGPD. Ce traitement est régi par notre « convention RGPD », transmise lors de la signature de nos contrats.

4.4       Marketing direct & B2B

L’APD rappelle que le marketing direct est encadré par le RGPD ; la base peut être le consentement ou l’intérêt légitime selon les cas, avec des exigences de transparence et un droit d’opposition facile à tout moment. L’APD a actualisé en 2025 sa Recommandation “Marketing direct” (version soumise à consultation) et publie une check‑list synthétique. Nous appliquons ces lignes directrices.

4.5       Cookies et autres traceurs

En outre, XELIA et des tiers collectent automatiquement certaines informations sur l’historique de vos activités sur notre site internet et sur des applications tierces à l’aide de moyens automatisés, tels que des cookies, conformément aux préférences que vous avez fournies. Via certains cookies et technologies similaires, des ID de cookie uniques ou d’autres identifiants sont attribués ou collectés.  De cette façon, les données peuvent être collectées pendant que vous utilisez le site internet ou les applications ou lorsque celles-ci fonctionnent en arrière-plan sur votre machine. XELIA peut les combiner avec d’autres informations vous concernant ou relatives à votre machin (exemple : adresse IP).

Seuls les cookies strictement nécessaires (techniques/fonctionnels) peuvent être placés sans consentement. Tous les autres cookies (par ex. analytiques, mesure d’audience, réseaux sociaux, publicité/profilage) nécessitent votre consentement préalable, libre, spécifique, éclairé et univoque. Le retrait est possible à tout moment, aussi facilement que le consentement.

Bannières & paramètres :

• Pas de “cookie wall” rendant l’accès au site conditionnel à l’acceptation des cookies non essentiels.
• Un bouton “Tout refuser” doit être disponible au même niveau que “Tout accepter”.
• Consentement granulaire par finalité (et, le cas échéant, par partenaire/tiers).
• Les cookies analytiques ne sont pas considérés comme strictement nécessaires en principe

4.6       Utilisation des données – Synthèse